Secteurs
Administration publique
Une administration traite des demandes, instruit des dossiers et délivre des documents. La dématérialisation réussie n'est pas la mise en ligne d'un formulaire PDF : c'est un dossier qui avance et dont l'usager voit l'état.
Enjeux
Ce qui pèse sur le métier
- Volume de dossiers papier et délais d'instruction
- Déplacements des usagers pour des démarches simples
- Traçabilité et redevabilité des décisions
- Continuité de service malgré les coupures d'électricité et de réseau
Opérations critiques
Ce qui ne doit pas s'arrêter
- Dépôt et enregistrement des demandes
- Instruction et circuit de validation
- Délivrance de documents officiels
- Recouvrement de redevances et de taxes
- Archivage et consultation
Pourquoi numériser
Ce que la technologie change ici
Le gain principal n'est pas la saisie en ligne mais la suppression des allers-retours : un dossier incomplet est détecté au dépôt, pas trois semaines plus tard au guichet.
Ce qui peut être automatisé
- Contrôle de complétude au dépôt
- Attribution automatique au bon service instructeur
- Relances sur les dossiers en attente de pièce
- Génération des actes et documents à partir du dossier
- Notification de l'usager à chaque changement d'état
Moyens
Ce que nous mettons en place
Logiciel
- Portail de démarches en ligne avec suivi de dossier
- Back-office d'instruction avec circuits de validation
- Registre des actes et archivage électronique
- Gestion des recettes et des redevances
- Tableau de bord de pilotage des délais
Données
- Délai moyen d'instruction par type de dossier et par service
- Volume de demandes par période et par territoire
- Taux de dossiers incomplets et motifs de rejet
- Suivi des recettes
IoT
- Supervision technique des bâtiments et de l'alimentation électrique
- Contrôle d'accès aux locaux d'archives
- Suivi de l'état des équipements et alertes de panne
Intelligence artificielle
- Assistant d'orientation de l'usager vers la bonne démarche
- Extraction d'informations depuis les pièces jointes déposées
- Aide à la rédaction de réponses types
Intégrations
- Systèmes d'identité et de registre existants
- Opérateurs de paiement pour les redevances
- Messagerie SMS pour les notifications aux usagers
Sécurité
- Traçabilité intégrale des décisions et de leur auteur
- Séparation des rôles entre instruction, validation et délivrance
- Conservation probatoire des actes délivrés
- Protection des données personnelles des usagers
Notre approche
Un parcours type dans ce secteur
Choix d'une démarche pilote
Une démarche à fort volume et à faible complexité juridique, pour obtenir un résultat visible rapidement.
Modélisation du circuit
États du dossier, rôles, délais et pièces exigées formalisés avec les instructeurs.
Mise en service
Ouverture du portail et du back-office, avec maintien temporaire du guichet.
Extension
Les démarches suivantes réutilisent le même socle de dossier et de validation.
Services associés
Les services que nous mobilisons
Africa Tech Services
Un projet dans le secteur « Administration publique » ?
Un premier échange de trente minutes, sans engagement. Nous vous disons franchement si nous sommes le bon interlocuteur — et sinon, nous vous orientons.